Actualmente muchas pequeñas y medianas empresas están sumidas en un proceso de transformación digital para adaptarse a las nuevas tendencias y necesidades del mercado.
Así, aparecen nuevas soluciones de software ERP (Enterprise Resource Planning) o en castellano, herramientas de planificación de recursos empresariales,que se muestran como las mejores opciones para mejorar y optimizar ciertos procesos del día a día de las pymes relativos a la administración de sus recursos.
En esta entrada te contaremos qué es un software ERP, los beneficios de utilizar este tipo de soluciones y los mejores ejemplos disponibles en el mercado actualmente.
¿Qué encontrarás en esta entrada?
¿Qué es un ERP?
Un ERP hace referencia a las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, es decir, un sistema digital de planificación de recursos empresariales. Este tipo de software o programa se hace cargo de diversas operaciones internas de una empresa que van desde la producción hasta la distribución o, incluso, recursos humanos, sea cual sea el tamaño o sector.
De esta forma, un ERP para pymes supone una solución muy útil para gestionar todos los recursos de un negocio y unificar en una misma plataforma información de diferentes procesos empresariales, como compras, ventas, contabilidad, etc.
En plena era digital, estos programas se han convertido en un gran aliado para las pymes, pues son una gran oportunidad para impulsar su negocio y alcanzar una gran ventaja competitiva entre todos los actores de su alrededor.
Beneficios de utilizar un ERP siendo una PYME
Aunque los sistemas ERP pueden suponer una gran inversión económica inicial para las empresas, la realidad es que ésta se ve compensada a corto-medio plazo, ya que las empresas empiezan a notar rápidamente un aumento en su productividad tras adoptar este tipo de programas. Entre los beneficios de trabajar un ERP en una PYME se encuentran:
- Optimización de los procesos de gestión: trabajar con una herramienta donde se encuentren los datos de distintas áreas de la empresa permite mejorar la operatividad y la eficacia del conjunto de la organización.
- Mejora del proceso de toma de decisiones: tener centralizada en un mismo punto toda la información y disponer de ella en tiempo real consigue que los tiempos de respuesta se reduzcan enormemente.
- Adaptación a las necesidades reales: trabajo con herramientas ágiles, sencillas de uso e intuitivas interfaces configuradas totalmente a las necesidades de la empresa.
- Seguridad: la gestión en la nube, sin necesidad de instalar programas en el propio ordenador, redunda en una mayor seguridad para el conjunto de la empresa en cuanto a tratamiento de datos, pérdida de información, mayor control y trazabilidad, etc.
- Automatización de tareas: las tareas periódicas o más repetitivas del día a día de una pyme, como informes, seguimientos, comunicaciones, etc., pueden automatizarse para reducir al mínimo la dedicación de recursos y tiempo a ellas. Del mismo modo, esta reducción de tareas permite disminuir costes empresariales al tiempo que se rebaja la posibilidad de cometer errores.
¿Qué debemos buscar en un ERP para PYMES?
La decisión de implantación un ERP para tu PYME debe contemplar todas las opciones disponibles, sus ventajas y sus desventajas. Además, como esta es una decisión estratégica que debe implicar a todos los departamentos y áreas de tu empresa, debemos tener claras una serie de cuestiones antes de optar por un sistema u otro.
¿Qué necesitas? ¿Hay probabilidad de necesidades futuras? ¿Cuánto estamos dispuestos a invertir? ¿Esa inversión tendrá el retorno esperado? Debemos responder todas estas cuestiones tras un análisis exhaustivo de la realidad de nuestra empresa.
Sin embargo, ya podemos adelantar que la mejor opción será siempre hacerse con un ERP escalable y adaptable, capaz de cubrir todas las necesidades que nuestro negocio tiene hoy, pero que, de manera sencilla, pueda ir evolucionando a la medida que lo haga la organización, ya que es imposible predecir hoy las necesidades que tendremos dentro de 10 años.
Aunque encontrar un ERP que cubra el 100% de las necesidades de una empresa es una tarea prácticamente imposible (y muy costosa), deberemos elegir aquel que ayude a mejorar los procesos, optimice el tiempo de nuestro equipo y, en último lugar, aumente nuestra productividad y mejore nuestros resultados. De esta manera, dar con un software ERP diseñado para integrarse con otras aplicaciones de uso cotidiano en nuestra empresa puede hacer que tengamos el tándem perfecto.
Los 3 softwares ERP más populares para PYMES
Oracle – Netsuite
Oracle-Netsuite es una de las soluciones ERP más populares entre las PYMES, ya que cuenta con una enorme base de cliente alrededor del mundo. Este programa nativo en la nube ofrece una solución básica para pequeñas y medianas empresas a través de una herramienta que no solo incluye ERP, sino también CRM (Customer Relationship Management), PSA (herramientas de automatización de servicios profesionales), Comercio y HCM (software de gestión de capital humano).
Principales ventajas de Oracle-Netsuite:
- Interfaz de usuario con navegación intuitiva.
- Módulo propio de gestión de impuestos.
- Existencia de grandes proveedores de conectores.
- Funcionalidades para procesos de facturación específicos, como fijación de precios, valoración y automatización de facturación recurrentes.
Principales desventajas de Oracle-Netsuite:
- No usa machine learning, lo que limita al usuario a la hora de automatizar algunas tareas.
- Preconfiguraciones algo reducidas.
- Procesos de fabricación complejos.
- Ajustes manuales para impuestos indirectos, como el IVA en las divisas/tipos de cambio de los distintos países.
Falta de mayores capacidades para mobile en lo relativo a áreas como gestión de facturas o de gastos.
Microsoft – Dynamics 365
Este software ERP es conocido entre las pymes por su capacidad para aunar las funciones de ERP y CRM. Muchas empresas recurren a este sistema gracias a la reputación de la marca y al potencial de su herramienta para la planificación de recursos empresariales.
Principales ventajas de Microsoft-Dynamics 365:
- Herramienta intuitiva y fácil de utilizar.
- Permite la integración con otras aplicaciones Microsoft como Office 365, Microsoft Power Platform (Power BI, Power Apps o Power Automate) o LinkedIn.
- Funciones predictivas gracias a la integración de forma nativa con otras aplicaciones como Power BI, Cortana o Azure Machine Learning.
- Capacidad multidispositivo muy útil en cuanto a experiencia y posibilidades de acceso, ya que puede ser utilizado desde cualquier dispositivo, plataforma o navegador.
Principales desventajas de Microsoft-Dynamics 365:
- Proceso de integración manuales, lo que resulta en una mayor lentitud para ejecutarlos.
- Dependencia de partners locales de Microsoft, ya que la compañía no es un proveedor específico de soluciones ERP. Por lo que el soporte es algo limitado.
- Dada la anterior condición, los clientes se encuentran más expuestos a posibles cambios en la organización o en el rumbo de la compañía.
- Algunos aspectos ligados a la usabilidad de la herramienta dificultan la curva de aprendizaje al requerir de un alto coste en términos de tiempo para familiarizarse con el entorno.
Sage – Sage 200
La compañía Sage cuenta con su solución de ERP para PYMES Sage 200 que es hoy en día una de las soluciones más reconocidas para este segmento. Es un programa ERP de gestión empresarial integral que permite conectar y controlar todas las áreas de una misma empresa.
Principales ventajas de Sage 200:
- Plataforma enfocada en sus propios clientes con soluciones ERP más básicas, a los que les ofrece diversas opciones personalizadas de licencia.
- Provee de programas contables para la subcontratación de procesos de negocio (BPO) a través de soporte y herramientas de formación.
- Mejora de la plataforma de desarrollo para partners, con soluciones comerciales verticales y ampliación de productos.
- Desarrollo de un marketplace robusto gracias a tecnologías de código abierto.
Principales desventajas de Sage 200:
- Pocos casos de implementación global de Sage Business Cloud
- Múltiples lenguajes de código que dificultan la innovación de terceros y la integración de soluciones tecnológicas.
- Poca experiencia de soluciones cloud.
Como puedes observar, esta selección contempla los tres softwares ERP más famosos entre las PYMES, pero la realidad es que la lista es tan amplia y diversa como las necesidades de cada empresa. Prestar atención a las cuestiones principales, así como a las ventajas y desventajas, hará que te decantes por el programa ERP más adecuado a la realidad de tu negocio y, sin duda, serás capaz de elegir la mejor opción para el beneficio de tu empresa.